Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane » Praktisk info om gåveprosessen

Praktisk info om gåveprosessen

Før ein startar innsending av søknad, kan det vere greit å lese gjennom teksten nedanfor for å vere trygg på kva forventningar Sparebankstiftinga har til deg som søkjar.

 

Gåvesøknad: Startar prosessen, og utløyser evt. trinna nedanfor dersom og når ein får positiv respons på søknaden. Gåvesøknad skal registrerast i vår søknadsportal. Søknadsbeløp på inntil 10.000 kroner (“forenkla søknad”) kan ein søkje om heile året og få svar innan 4 veker; medan større søknadsbeløp (“fullstendig søknad”) har søknadsfrist 1. mars og 1. september (8 vekers handsamingstid). Søknadsskjema for “fullstendig søknad” blir synleg i søknadsportalen ca 1 månad før den aktuelle søknadsfristen.

Når det gjeld kva ein skal vektlegge i søknaden, ser vi primært etter kva allmennyttig verdi tiltaket har (jfr stiftinga sitt føremål), og dernest om du eller din organisasjon er den rette til å gjennomføre akkurat dette tiltaket. Vi vil òg sjå konkret korleis du har tenkt å nytte midlane, difor er budsjett for tiltaket du søkjer midlar til obligatorisk. Sjå elles fleire praktiske søknadstips her.

Tildelingsmail: Ved positivt vedtak får gåvesøkjar ein tildelingsmail kor vilkåra for gåvetildelinga går fram. Merk at tildelingsmailen KAN legge seg i spamfilteret/”søppelpost”-mappa dersom du har strenge innstillingar på PC’en din (eller hos epostleverandøren). Viss du ikkje har motteke svar på søknaden innan 9 veker, tilrår vi at du tar kontakt med oss på post@sparebankstiftinga.no.

Vi rekner elles med at gåvesøkjaren er vår kontaktperson gjennom heile prosessen, dersom vi ikkje får melding om anna. (altså den som har logga seg inn og skriv søknaden; ikkje «alternativ kontaktperson» som ein skriv inn lenger nede på søknadsskjemaet!)

Utbetalingsoppmoding: Som det går fram av tildelingsmailen, rekner vi med å få ein utbetalingsoppmoding frå gåvesøkjar så snart ein kan stadfesta at tiltaket som har fått gåve blir gjennomført som skildra i søknaden. Det er sjølvsagt ingenting i vegen for at ein kan vente med å sende utbetalingsoppmodinga til etter at tiltaket er gjennomført – så lenge ein er klar over at gåva i utgangspunktet står til mottakar sin disposisjon i eitt år frå tildelingsdato (dvs tildelingsmail). Blir tiltaket forlenga ut over dette, må ein søkje om forlenga frist (sjå nedanfor).

Sluttrapport: vi krevjer ein enkel sluttrapport frå alle gåvemottakarar; uansett om ein har fått ei krone eller ein million. Dette vert altså gjort etter at tiltaket er gjennomført, og når denne er godkjent er prosessen avslutta frå søkjar si side. Det kan vere greit å vere klar over at gåvetildelingar som manglar sluttrapport kan påverke framtidige søknadar frå både same organisasjon og ansvarleg søkjar, og sakene vert ikkje avslutta før sluttrapport er motteke og godkjent.

Korleis levere sluttrapport: Ansvarleg kontaktperson loggar inn på vår søknadsside på same måte som når ein søkte om midlane. Gå til “mine søknadar” på toppmenyen, velg “Handling” og klikk “send rapport”. Fyll ut skjemaet på skjermen og klikk “send inn”. Ferdig.

Korleis endre ansvarleg kontaktperson: Dersom ansvarleg kontaktperson ikkje kan levere sluttrapporten, må ny ansvarleg registrere seg i søknadssystemet, og så kontakte oss i administrasjonen og be om å bli registrert som ansvarleg for tiltaket. Vi ber om at slike førespurnadar vert gjort pr mail til post@sparebankstiftinga.no.

Søknad om utsett rapportfrist eller omdisponering: Tar tiltaket lenger enn eitt år, eller skulle det oppstå ønskje å nytte midlane på annan måte enn skildra i søknaden, forventar vi at ein søkjer om utsett rapportfrist eller omdisponering. Dette gjer ein enkelt på mail til post@sparebankstiftinga.no, og normalt får ein svar i løpet av kort tid.

Elles tilrår vi generelt å ta kontakt med oss om du har spørsmål, anten det gjeld ein framtidig søknad eller tidlegare tildelingar.