Vedtekter

2-1 Organ

Stiftinga skal ha generalforsamling, styre og dagleg leiar.

2-2 Val av generalforsamling

Generalforsamlinga skal ha 12 medlemmer og 4 varamedlemer. Samansettinga av generalforsamlinga skal spegle kundestrukturen i SpareBank 1 Sogn og Fjordane som skipa stiftinga, andre interessegrupper og samfunnsmessige interesser knytte til sparebankstiftinga si verksemd.

Medlemene vert valde av og mellom innskytarar med bustadadresse i det som fram til og med 31. desember 2019 var Sogn og Fjordane fylke, og som dei siste 6 månader før kunngjeringa av valet har hatt innskot i SpareBank 1 Sogn og Fjordane over eit bestemt beløp, som vert fastsett av styret i stiftinga. Ingen innskytar kan avgi meir enn ei stemme.

Generalforsamlinga vel ein valkomitè med 4 medlemer. Medlemene av valkomitèen vert valde for to år. To av medlemene vert valde i partalsår, medan ein medlem vert valt i oddetalsår. Leiar av generalforsamlinga er fjerde medlem og skal vere leiar av valkomitèen. Valkomiteen skal førebu vala, her under ta omsyn til at samansettinga av generalforsamlinga skal spegle kundestrukturen i SpareBank 1 Sogn og Fjordane som skipa stiftinga, andre interessegrupper og samfunnsmessige interesser knytte til sparebankstiftinga si verksemd. Vala skal organiserast av styret i stiftinga. Valet skal kunngjerast i lokale medier seinast 14 dagar før valet skal finne stad, og elles slik styret bestemmer. Valet kan gjennomførast ved brev, her under elektronisk post eller annan forsvarleg måte etter styret si nærmare avgjerd. Valkomitèen skal i sitt arbeid ta geografiske omsyn slik at dei kommunane der SpareBank 1 Sogn og Fjordane har verksemda si, så langt det let seg gjere, vert representerte.

Medlemene av generalforsamlinga vert som hovudregel valde for 4 år. Varamedlemer skal veljast for 4 år. Vala til generalforsamlinga skal gjennomførast kvart år innan utløpet av april månad. Attval kan finne stad.

Generalforsamlinga vel sjølv leiar og nestleiar. Leiar og nestleiar vert valde for to år; val av leiar skjer i oddetalsår og nestleiar i partalsår. Val av medlemer eller varamedlemer av generalforsamlinga skal skje innanfor den til ei kvar tid gjeldande lovgjeving. Medlemer og varamedlemer av generalforsamlinga må ikkje ha styreombod eller vere tilsett i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 Sogn og Fjordane. Dersom noko medlem i løpet av funksjonstida kjem i ein slik situasjon, kjem varamedlemen inn i vedkomande sin stad inntil det kan veljast ny medlem for resten av vedkomande medlem si funksjonstid. Dersom ein varamedlem kjem i nemnde situasjon, går vedkomande ut som varamedlem.

2-3 Møta i generalforsamlinga

Innan 1. juli kvart år skal stiftinga gjennomføre ordinær generalforsamling. Generalforsamlinga vert gjennomført der stiftinga har forretningskontor. I den ordinære generalforsamlinga skal følgjande saker handsamast og avgjerast:

• Val av styremedlemer
• Fastsette godtgjersle til styret sine medlemer
• Val av medlemer til valkomité, jf. § 2-2
• Val av revisor og fastsetting av revisor si godtgjersle
• Føre tilsyn med stiftinga si verksemd
• Godkjenning av årsrekneskap og årsmelding
• Vedta gransking
• Vedta omdanning av stiftinga etter forslag frå styret
• Vedta etter forslag frå styret, rammer for kva beløp som kan brukast til gåveføremål
• Andre saker som etter lov eller vedtekter høyrer under generalforsamlinga som saksførebuande, rådgjevande eller avgjerande organ.

I tillegg skal generalforsamlinga etter forslag frå styret handsame:

• Endring av stiftinga sine vedtekter.
• Avhending av eigenkapitalbevis i SpareBank 1 Sogn og Fjordane som stiftinga vart skipa med.
• Forvalting av stiftinga sine midlar gjennom samtykke til omdanning av SpareBank 1 Sogn og Fjordane til aksjebank/allmennaksjebank, fisjon av banken og avhending av en vesentleg del av SpareBank 1 Sogn og Fjordane si verksemd.
• Oppløysing av stiftinga.

Generalforsamlinga vert innkalla av styret. Ved kjent forfall vert varamedlemer innkalla.

Styret kan bestemme at det skal innkallast til ekstraordinær generalforsamling. Styret skal innkalle til ekstraordinær generalforsamling når revisor eller minst 2 medlemmer av generalforsamlinga skriftleg krev det for å få handsama eit bestemt oppgitt emne.

Innkalling til generalforsamling skal innehalde opplysningar om tid og stad for møtet, og dei saker som skal handsamast på generalforsamlinga. Innkalling til ordinær generalforsamling skal sendast seinast 14 dagar før generalforsamlinga. Innkalling til ekstraordinær generalforsamling skal kunngjerast seinast 7 dagar før generalforsamlinga om ikkje ein lengre frist følgjer av den til ei kvar tid gjeldande lovgjeving.

Eit medlem har rett til å få handsama ei sak meldt skriftleg til styret innan ei veke før møtet i generalforsamlinga vert halde.

Kvart einskilt medlem av generalforsamlinga har ei stemme i generalforsamlinga.

Generalforsamlinga kan ta avgjerd når minst halvparten av medlemmene er til stades. Ei avgjerd av generalforsamlinga krev simpelt fleirtal av dei avgitte stemmene om ikkje anna er fastsett i lov eller vedtekter.

Avgjerd om å oppløyse stiftinga og om å endre stiftinga sitt føremål i andre tilfeller enn ved samanslåing krev tilslutnad frå alle som deltar i møtet (samrøystes vedtak). Andre avgjerder som nemnt i punkt 11 til 13 krev tilslutnad frå minst 2/3 av dei som deltek i møtet. Avgjerd om oppløysing og om å endre vedtektene skal føreleggast rette styremakter for godkjenning.

Styreleiar skal møte på generalforsamlinga. Dei andre styremedlemene og dagleg leiar har møterett. Det skal førast protokoll over forhandlingane. Protokollen skal underskrivast av møteleiaren og to andre personar som vert utpeika av generalforsamlinga mellom dei som er til stades.

2-4 Styret

Stiftinga skal ha eit styre på 3 til 8 medlemer og 2 varamedlemer.

Styret skal ha det mynde og ansvar som følgjer av den til ei kvar tid gjeldande lovgjeving og desse vedtekter.

Styremedlemer, her under styreleiar og varamedlemer, vert valde av generalforsamlinga for to år om gongen. Avhengig av om styret har 3, 5 eller 7 medlemer, skal høvesvis 1, 2 eller 3 medlemer veljast i partalsår, og 2, 3 eller 4 medlemer veljast i oddetalsår. Attval kan finne stad.

Samansettinga av styret skal reflektere samansettinga av generalforsamlinga. Medlemer og varamedlemer av styret skal fylle dei krav som følgjer av den til ei kvar tid gjeldande lovgjeving.

Medlemer og varamedlemer av styret må ikkje ha styreverv eller tilsetting i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 Sogn og Fjordane eller eit anna selskap i same konsern som SpareBank 1 Sogn og Fjordane. Dersom noko medlem kjem i ein slik situasjon i løpet av funksjonstida, kjem varamedlemet inn i vedkomande sin stad dersom det er oppnemnt varamedlemer, elles vert det gjennomført suppleringsval. Dersom det er varamedlemet som kjem i ein nemnde situasjon, går vedkomande ut som varamedlem.

2-5 Forvaltninga av stiftinga sine midlar

Styret forvaltar stiftinga sine midlar eller fastset nærmare retningslinjer for dette. Styret skal sjå til at stiftinga sine midlar vert forvalta i samsvar med stiftinga sitt føremål, jf. § 1-2, og at verksemda er i samsvar med dei til ei kvar tid gjeldande reglar og stiftinga sine vedtekter.

Stiftinga skal i si forvaltning til ei kvar tid ha ein andel av eigarandelskapitalen i SpareBank 1 Sogn og Fjordane som er lik eller høgare enn 67 %.

2-6 Disponering av stiftinga sine midlar

Styret syter for utdeling av gåver innanfor dei rammer som er trekte opp av generalforsamlinga.

Styret kan overlate til generalforsamlinga å ta avgjerd om utdeling til einskilde gåveføremål.

2-7 Styret si sakshandsaming

Styret skal handsame saker i møte med mindre styreleiar finn at saka kan handsamast skriftlig eller på annan trygg måte. Årsrekneskap og årsmelding skal handsamast i møte. Dagleg leiar skal møte i styremøta.

Styreleiar skal syte for handsaming av aktuelle saker som høyrer inn under styret. Styremedlemene kan krevje at styret handsamar bestemte saker. Styrehandsaming skal varslast på føremålstenleg måte og med rimeleg frist.

Styret kan ta avgjerd når meir enn halvparten av medlemene deltar i styrehandsaminga. Styret kan likevel ikkje ta avgjerd utan at alle styremedlemene, og ved kjent forfall eventuelle varamedlemene deira, så vidt mulig er gitt høve til å delta i handsaminga av saka.

Ei avgjerd av styret krev fleirtal blant dei styremedlemer som tar del i handsaminga av ei sak. Ved likt stemmetal gjeld det som styreleiar har stemt for. Er styreleiar ikkje til stades, gjeld det som møteleiaren har stemt for.

Det skal førast protokoll over styrehandsaminga.

2-8 Inhabilitet

Eit styremedlem må ikkje ta del i handsaming eller avgjerd av spørsmål som har slik særleg betyding for eigen del eller for nokon nærståande, at medlemet må seiast er å ha personleg eller økonomisk særinteresse i saka.

Eit styremedlem kan heller ikkje ta del i sakshandsaminga eller avgjerda når vedkomande eller nokon nærståande har stilling eller tillitsverv i ein privat eller offentleg institusjon, organisasjon eller eit føretak som har økonomisk eller annan særinteresse i saka, eller når vedkommande i slik eigenskap tidlegare har teke del i handsaminga av saka. Ved offentleg stilling eller verv er vedkomande likevel ikkje inhabil i saker som gjeld disponering av midlar til fordel for det offentlege.

2-9 Representasjon

Styreleiar eller to av styret sine medlemmer i fellesskap teiknar stiftinga sitt firma. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter.

2-10 Dagleg leiar

Styret kan tilsette ein dagleg leiar. Dersom omfanget av dei oppgåver som ligg til den daglege leiinga tilseier det, kan styret i staden inngå oppdragsavtale med person eller selskap om utføring av oppgåvene som dagleg leiar.

Dagleg leiar står for den daglege leiinga av stiftinga si verksemd, og skal følgje dei retningslinjer og pålegg styret har gitt. Dagleg leiar skal effektuere dei utdelingar stiftinga gjer, og syte for at det blir allment kjent at midlane stammar frå Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane. Den daglege leiinga omfattar ikkje saker som er av uvanleg art eller har mykjer å seie. Dagleg leiar skal syte for at selskapet sin rekneskap er i samsvar med lover og forskrifter, og at formuesforvaltinga er ordna på ein trygg måte.

Dagleg leiar må ikkje inneha styreverv eller tilsetting i selskap som konkurrerer med SpareBank 1 Sogn og Fjordane eller eit anna selskap i same konsern som SpareBank 1 Sogn og Fjordane.