Kva er Inkluderingsfondet?
Inkluderingsfondet er eit samarbeid mellom Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane og Vestland idrettskrets, og har som mål å motverke utanforskap og fråfall blant barn og unge i Sogn og Fjordane. Mange familiar kjenner på auka kostnader, og for nokre blir økonomien ei hindring for deltaking i fritidsaktivitetar. Det vil vi gjere noko med.
Gjennom fondet kan idrettslag og andre frivillige organisasjonar søke om midlar til å støtte medlemmar som:
- kjem frå familiar med vanskeleg økonomi
- står i fare for å falle utanfor på grunn av økonomiske barrierar
Kva kan de søke om?
Frivillige lag/ organisasjonar kan søke om midlar til å dekke:
- treningsavgift
- deltakaravgift
- nødvendig personleg utstyr
Midlane skal gå direkte til å inkludere barn og unge i aktivitetar – og sikre at økonomi ikkje står i vegen for deltaking og fellesskap.
Personleg støtte
Inkluderingsfondet er avsette, øyremerka midlar som skal gå til å dekke utgifter til barn og unge opp til 18 år, der familien sjølv ikkje kan betale for ulike nødvendige kostnader med å delta i organiserte aktivitetar.
- Støtta skal vere personleg og ikkje gå til heile lag eller grupper i organisasjonen.
- Støtta skal vere basert på ein søknad til organisasjonen.
Kva må organisasjonen gjere for å komme i gang?
Styret i organisasjonen:
- Styret i organisasjonen må gjere eit vedtak om å opprette ei ordning, med avsette øyremerka midlar til føremålet, retningslinjer og ansvarlege personar som følgjer opp ordninga
- Styret kan vedta å opprette eit eige utval eller oppnemne personar/roller som skal ha ansvaret for ordninga
- Styret må vedta retningslinjer for bruken av midlane
- Midlar i inkluderingsfondet bør stå på eigen konto
- Etter tildeling av midlar til inkluderingsfondet må organisasjonen føre anonymisert oversikt og rekneskap for bruken av midlane (sjå døme lenger ned)
- Ordninga skal reviderast saman med organisasjonen sin rekneskap
- Organisasjonen må ha rutinar for å slette personleg informasjon
- Organisasjonen må rapportere på bruken av midlane til Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane når midlane er brukt opp. Det vil då vere mogleg å søke om tilføring av nye midlar.
Kva kan dekkast av inkluderingsmidlane?
Inkluderingsmidlar i idrettslaget kan gå til å dekke kostnadar som:
- Treningsavgift
- Lisens
- Reisekostnadar
- Ulike eigenandelar ved deltaking på konkurransar/arrangement (startkontingent, turneringsavgift og liknande)
- Nødvendig personleg utstyr
Lista er ikkje uttømmande.
Døme ved dekking av andre kostnader:
Treningsavgift:
- Utbetaling/refusjon frå idrettslaget til den enkelte.
Treningsutstyr, døme på løysingar:
- Rekvisisjon til sportsbutikk på at personen kan få hente ut utstyr. Sportsbutikk sender faktura til klubben
- Betale ut summen det er søkt om til den enkelte, som i etterkant må levere dokumentasjon på kva pengane har gått til (t.d. kvittering)
Søknad til organisasjonen og handsaming av ordninga
Tildeling frå inkluderingsfondet må vere basert på ein søknad/henvending. Søknad til organisasjonen må vere minst mogleg byråkratisk og det må vere låg terskel for å ta kontakt med dei ansvarlege personane/utvalet i organisasjonen. Her kan laget finne fleire ulike framgangsmåtar som høver for sin organisasjon:
- Opprette eit enkelt søknads-/kontaktskjema
- La det vere mogleg å ta kontakt per e-post/sms/tlf til kontaktpersonar for ordninga. Legg kontaktinformasjon synleg.
- Ordninga bør vere tillitsbasert. Det skal ikkje vere naudsynt for den som tek kontakt å levere skriftleg dokumentasjon på kvifor ein treng støtte. Terskelen for å ta kontakt for å få hjelp til å dekke kostnadar er ofte høg.
- Det er dei oppnemnte personane/utvalet som handsamar søknadane. Oppnemnde personar/utvalet handsamar søknadane konfidensielt og er kjent med reglar for personvern.
- Organisasjonen må føre oversikt på kva kostnadar som vert dekka av dei avsette midlane (sjå minimumskrav under)
Tips til informasjon og marknadsføring
Organisasjonen bør informere tydeleg på sine nettsider/informasjonskanalar om ordninga. Det vil seie kva midlane kan gå til, korleis ein søker og kven ein kan henvende seg til. Det er viktig å jobbe aktivt for at ordninga vert kjent blant både dagens medlemmar og dei som ynskjer å bli det.
Det er også viktig at alle grupper i organisasjonen som organiserer aktivitet for barn og unge er kjent med ordninga, som t.d. lagleiarar, trenarar, økonomiansvarlege og andre ressurspersonar i og rundt organisasjonen.
- Bruk nettsider/sosiale medium til å informere om ordninga
- Informer på årsmøte, gruppestyremøte, foreldremøte, samt andre aktuelle møteplassar og til aktuelle samarbeidpartar i lokalmiljøet
- Vurder plakatar/oppheng på organisasjonen sine aktivitetsområde
- Gi ekstra tydeleg informasjon til nøkkelpersonar i organisasjonen
- Send informasjon gjennom organisasjonen sitt medlemssystem
- Ha informasjon om ordninga på faktura som organisasjonen sender ut
Rekneskap i organisasjonen
Internt i organisasjonen:
- Midlane bør stå på eigen bankkonto i organisasjonen sitt namn og vere ein del av organisasjonen sin rekneskap. Bankkontoen skal disponerast av to personar i fellesskap.
- Støtte til inkluderingsfond i organisasjonen må førast mot ein balansekonto i rekneskapen
- Bruk av fondet førast ut av bank og mot balansekontoen
- Ved intern overføring (døme med treningsavgift), inntektsførast beløpet i den einskilde gruppa og mot denne balansekontoen
Rapport til Sparebankstiftinga
- Idrettslaget må levere rapport til Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane på tildelte midlar
- Dersom tildelte midlar er brukt opp og dette er dokumentert gjennom rapport, kan idrettslaget søke om meir midlar til ordninga
Døme frå organisasjonar
Her kan du sjå informasjon frå nokre organisasjonar som har fått støtte frå inkluderingsfondet til Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane, og korleis dei har gjort informasjonen tilgjengeleg på sine nettsider:
Vil du vite meir om kven som kan søke, korleis prosessen fungerer, eller treng du hjelp til å kome i gang?
Ta kontakt med oss, eller logg inn for å starte søknaden.